Vào mỗi dịp cuối năm sự kiện Year End Party luôn được các doanh nghiệp quan tâm và được đầu tư tổ chức một cách hoành tráng. Vậy sự kiện Year End Party là gì? Cách để tổ chức chương trình Year End Party sao cho ấn tượng, mang lại nhiều ý nghĩa? Central Global Event sẽ giải đáp các thắc mắc của bạn qua bài biết dưới đây nhé!
1. Sự kiện Year End Party là gì?
Year End Party (YEP) là một sự kiện diễn ra thường niên vào thời điểm kết thúc năm cũ của nhiều tổ chức doanh nghiệp. Bữa tiệc này còn được biết đến với tên gọi khác như: tiệc cuối năm hay tiệc tất niên. Đây là dịp mà toàn thể nhân viên trong công ty, doanh nghiệp sum họp, quây quần lại với nhau để nhìn lại thành quả của một năm đã đi qua.
Ngoài ra, vào ngày này là cơ hội để ban lãnh đạo công ty, doanh nghiệp tri ân với đội ngũ nhân viên, khách hàng, đối tác,…Đồng thời, vinh danh những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc, ghi nhận sự cống hiến, nổ lực của toàn thể công nhân viên trong công ty sau một năm làm việc vất vả
2. Cách tổ chức sự kiện Year End Party
Có thể nói sự kiện Year End Party là một chương trình mà bất kỳ nhân viên nào cũng mong chờ. Ở đây họ sẽ cùng nhau bỏ lại đằng sau những phiền muộn, áp lực công việc,…Tiệc cuối năm cũng dần trở thành văn hóa của hầu hết các doanh nghiệp. Vì thế, các khâu chuẩn bị cũng phải thật chu đáo, tỉ mỉ cho sự kiện trọng đại này.
2.1 Lên ý tưởng chi tiết cho sự kiện Year End Party
Bất kỳ sự kiện nào cũng cần có những ý tưởng sáng tạo độc nhất và YEP cũng không ngoại lệ. Bạn có thể lên ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm trước khi chương trình được diễn ra như tiệc sẽ được thể hiện nhằm mục đích gì, đối tượng mà bạn hướng đến và ý nghĩa xuyên suốt buổi tiệc là gì.
Ý tưởng của chương trình sẽ bao quát toàn bộ về hình thức chương trình (cách trang trí bữa tiệc theo concept, âm thanh, sân khấu…) và nội dung chương trình ( kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện, thủ tục làm nghi lễ, các hoạt động văn nghệ…)
Một ý tưởng độc lạ và chân thật thì sẽ làm thu hút người tham gia bữa tiệc nhiều hơn. Kèm theo đó bạn nên có phương án phòng hờ rủi ro và biện pháp an toàn, kế hoạch backup để buổi tiệc cuối năm diễn ra một cách trọn vẹn.
2.2 Tạo kịch bản cho buổi tiệc cuối năm
Để có một sự kiện thật thu hút và ý nghĩa thì việc lên kịch bản cho sự kiện là điều rất cần thiết. Bởi nó được xem là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Kịch bản sự kiện Year End Party chi tiết gồm có những hoạt động nào diễn ra, thời gian thực hiện từng tiết mục, nhân lực, trang thiết bị, chuẩn bị bài phát biểu ,…
Công đoạn lên kịch bản cụ thể giúp bạn dự trù được chi phí ngân sách mà bạn phải chi trả cho sự kiện. Mặc khác, một kịch bản chỉnh chu, chi tiết sẽ góp phần làm cho tiến trình của bữa tiệc thực hiện cách chính xác và theo đúng kế hoạch nhất.
2.3 Chọn địa điểm và thời gian phù hợp với buổi tiệc
Địa điểm tổ chức tiệc cuối năm của công ty cần đủ rộng, thoáng đãng để tiện hơn cho việc di chuyển. Ngoài ra, địa điểm tổ chức còn phụ thuộc vào số lượng người tham gia. Không gian tổ chức được chia thành 2 loại: Không gian ngoài trời: sân vận động, bãi biển, resort,.. Còn không gian trong các phòng tổ chức sự kiện: các trung tâm hội thảo, nhà hàng,…
Về thời gian, bạn cần lựa chọn thời điểm thích hợp với tình hình hoạt động của công ty mình để có thể tổ chức được một bữa tiệc thuận lợi và thành công nhất. Có thể lựa chọn những ngày cuối tuần để buổi tiệc có những phút giây thoải mái .Tận dụng ngày cuối tuần để mọi người có dịp nghỉ ngơi xả stress sau những ngày làm việc căng thẳng.
2.4 Lập danh sách khách mời
Số lượng người tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện chương trình. Bạn nên đong đếm số lượng tương đối đến chính xác để đảm bảo cho sự kiện Year End Party được diễn ra đúng kế hoạch cũng như đảm bảo ngân sách chuẩn bị.
Doanh nghiệp nên tạo danh sách một cách chi tiết, rõ ràng để từ đó: thống nhất về số lượng, cơ cấu khách mời tham giam. Qua đó, giám sát và kiểm tra được số lượng, danh sách khách VIP, khách mời ưu tiên của tiệc ( đối tác, khách hàng,…), khách mời dự bị và khách mời là cơ quan truyền thông nếu có.
Trên đây là một số thông tin cơ bản và hữu ích để bạn có thể tổ chức sự kiện Year End Party thành công. Để sự kiện của bạn trở nên độc đáo và ấn tượng hơn liên hệ ngay đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp Central Global Event