Tổ chức lễ khánh thành như thế nào để buổi lễ được diễn ra thành công tốt đẹp nhất chính là thắc mắc của nhiều bạn tổ chức sự kiện. Vậy đâu là quy trình chuẩn cho những buổi lễ khánh thành mà dân sự kiện áp dụng nhiều nhất? Hãy cùng Central Global Event tham khảo “bí kíp” tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp và hiệu quả nhất qua bài viết này nhé!
1. Lễ khánh thành là gì
Lễ khánh thành là gì? Lễ khánh thành là một trong những sự kiện trọng đại nhất đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Sự kiện này không chỉ là bước mở màn của doanh nghiệp trong việc làm ăn, kinh doanh, mà nó còn là dịp để doanh nghiệp trình làng sản phẩm sắp đưa vào hoạt động hay chính bản thân doanh nghiệp tới công chúng.
2.Ý nghĩa của việc tổ chức lễ khánh thành
Ngoài mục đích thông báo đến các tổ chức, đơn vị liên quan về công trình, lễ khánh thành còn mang hàm ý cầu may mắn cho mọi hoạt động sau này được diễn ra suôn sẻ. Lễ khánh thành ẩn chứa cả 2 ý nghĩa về mặt tinh thần và kinh doanh.
2.1 Về mặt tinh thần
Xưa ông bà ta có câu “ Đầu xuôi đuôi lọt”. Mọi việc chỉ cần có một khởi đầu tốt ắt sẽ mang lại thành công. Việc tổ chức lễ khánh thành cũng vậy bước đầu tiên thuận lợi thì trong công tương lai sau này mọi việc sẽ diễn ra trôi chảy hơn. Buổi lễ đã dần trở thành nét văn hóa không thể vắng mặt và đều được hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ để tâm tổ chức.
2.2 Về mặt kinh doanh
- Một khi doanh nghiệp tổ chức lễ khánh thành với quy mô lớn sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên tiếng vang, sức ảnh hưởng lớn đến các khu vực xung quanh đó đồng thời còn gây ra hiệu ứng lan truyền mạnh mẽ.
- Sự kiện còn giúp chủ dự án, chủ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, quảng cáo sản phẩm, dịch vụ của cá nhân và doanh nghiệp đến với công chúng. Qua đó, xây dựng được nhiều mối quan hệ hơn cũng như là thời cơ tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.
- Quyết định đầu tư tổ chức lễ khánh thành bài bản, hoành tráng lệ giúp vươn tầm vị thế của doanh nghiệp song song đó khẳng định vị trí của công trình in sâu trong lòng khách mời.
3.Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuẩn chỉnh nhất
3.1 Trước khi tổ chức lễ khánh thành
– Xin giấy phép: Tùy thuộc vào tính chất của công trình mà tổ chức cần phải xin giấy phép của các cơ quan có thẩm quyền. Đảm bảo cho buổi lễ được tiến hành suôn sẻ và tránh gặp những rắc rối liên quan đến pháp luật khiến bạn trì hoãn sự kiện quan trọng này.
– Decor, lắp đặt các hạng mục:
- Khu vực cổng, lối vào sự kiện: Lắp đặt cổng chào, trải thảm lối đi, trang trí hoa tươi chúc mừng, bàn check – in, bộ cắt băng khánh thành….
- Khu vực xung quanh: Treo bandroll ngang, dọc, cờ…để khách mời từ xa đến hay xung quanh biết rằng nơi đây đang tổ chức lễ khánh thành.
- Khu vực sân khấu: Setup backdrop sân khấu, trang trí hai bên sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng phù hợp,…
- Khu vực dưới sân khấu: Sắp xếp bàn ghế cho khách mời tham dự, chuẩn bị thức uống, chiêu đãi tiệc teabreak,…
– Phân bổ nguồn nhân lực chạy sự kiện:
Bố trí nhân sự phù hợp cho từng hạng mục để tiện theo dõi quá trình thực hiện các công việc cần thiết. Bạn nên lên danh sách kỹ lưỡng ở phần này để né tình trạng hao hụt nhân sự. Sau khi phân công xong bước tiếp theo là chạy chương trình demo trước sự kiện.
3.2 Trong khi tổ chức lễ khánh thành
Hoạt động đầu tiên của buổi lễ khánh thành đó là hạng mục đón khách. Khách mời sẽ được đội ngũ lễ tân đón tiếp nồng hậu tại cổng chào, hướng dẫn chỗ gửi xe, chỗ ngồi cho khách. Tiếp đến là các tiết mục văn nghệ để tạo không khí sôi động, náo nhiệt cho buổi lễ. Mc dẫn chương trình sẽ nêu mục đích buổi lễ và giới thiệu quan khách sau đó mời đại diện lên phát biểu.
Sau khi đại biểu lên phát biểu là những tiết mục ca hát, múa nhạc đặc sắc, sống động. Không thể bỏ qua mục quan trọng nhất là cắt băng khánh thành. Theo sau là tiết mục múa lân nên có mặt trong buổi lễ, với mục đích cầu may mắn, chúc cho doanh nghiệp làm ăn phát đạt, thịnh vượng.
Cuối cùng là chiêu đãi bữa tiệc nhẹ cho khách mời nếu có để tăng thêm sự gắn bó, khăng khít khi giao lưu với các đối tác. Một mánh khóe có lợi đối với doanh nghiệp giữ chân khách hàng đồng hành cùng mình lâu dài hơn.
3.3 Kết thúc tổ chức lễ khánh thành
MC sẽ đứng ra thông báo buổi lễ kết thúc, kèm theo lời cảm ơn những quan khách đã dành thời gian đến tham dự buổi lễ khánh thành. Tiếp nối là thời gian chụp ảnh kỷ niệm cùng với đối tác, khách mời và tặng quà lưu niệm (nếu có) để tạo dấu ấn tốt cho doanh nghiệp.
Hy vọng qua những thông tin trên bạn đọc sẽ nắm rõ hơn về tổ chức lễ khánh thành, cũng như biết được cách tiến hành một buổi lễ thành công. Nếu bạn muốn tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện tại Central Global Event, hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!